Hace unas semanas comentaba en el blog sobre el que llamaba el mayor asesino de la productividad: la multitarea. Si quieres ser efectivo o que lo sea tu equipo, no les pidas que hagas varias cosas al mismo tiempo, que dediquen un 50% a esto, y luego a lo otro. Solo conseguirás que tarden una eternidad en terminarlo todo.

La presión podrá contigo, te reclamarán cosas de aquí y allá y todo será importante, pero contente y tratar de terminar lo que tienes entre manos. No inicies otras 10 cosas para dejarlo todo abierto y a medio terminar.

Los cambios de contexto y de preparación entre una tarea y otra se comerán todo el tiempo disponible. Pero, incluso sin tener estos tiempos en cuenta, hay una forma clara de ver cómo te va a afectar si intentas la multitarea: con una imagen.

Imagina que tienes tres proyectos o tareas por hacer, las que tienes en la parte superior de la gráfica. Cada una dura 10 unidades de tiempo (10 días o semanas, por ejemplo). Si trabajas en ellas de forma secuencial, sin distracciones, comenzando una solo cuando está terminada la otra, terminarás en 30 días.

El cliente de la tarea A, que llegó primero, o al que se le atribuyó como cliente o tarea de máxima prioridad, se le terminará su trabajo en 10 días, igual que todos los demás. El tiempo medio para entregar los trabajos es de 10 días.

Imagina ahora que los intentas hacer todos a la vez. Comienzas con A y luego presiona B. Dejas lo que estás haciendo y comienzas con él. Pero más trabajos llegan y aparece C a la que también le dedicas su slice de tiempo.

El resultado es que ahora tardas 20 unidades de tiempo, el doble, en terminar cada una de ellas. Eso sin contar los tiempos de latencia, preparación de los trabajos y los cambios de contexto o el estrés del equipo. Merece la pena estar centrado en un solo trabajo a la vez, no?

Más sobre multitarea en mi blog:

Referencias:

  • Libro Cadena crítica de Eliyahu M. Goldratt.