A más de uno le sonará esta situación:

  • Tienes muchas tareas entre manos, muchas otras pendientes de hacer y otro tanto que deberías estar haciendo.
  • Estás tardando mucho en entregar cualquier cosa. Desde que te lo piden hasta que lo entregas pasan semanas, incluso meses.
  • Algunas no llegan a hacerse hasta que alguien no pone el grito en el cielo y te obliga a aparcar todo lo demás para hacer lo suyo.

A todo eso le sigue otra cadena de pensamiento:

  • Quizás si retrasas la hora del almuerzo hasta las 16:00 o las 17:00 puedas sacar algo de tiempo. Te quedarás hasta las 19:00 y este fin de semana (y el próximo) aprovecharás para adelantar trabajo.
  • Esto es culpa de tu jefe que te manda todo el trabajo a tí.
  • Esto es culpa de tus compañeros que se pasan el día haciendo el vago. Si ellos trabajaran también todos los días hasta las 21:00, tú no estarías así.

Trabajas y trabajas, incluso se contrata a alguien más, pero no consigues cambiar la situación. El trabajo se sigue acumulando y cada vez tárdas más en entregar lo que te piden.

¿Cómo nos hemos metido en este lío? o mejor ¿cómo podemos salir de él? Pues con algo tan fácil (o tan difícil) como darte un respiro. Reservar un margen, un hueco para levantar la cabeza y coger resuello, pensar cómo mejorar o para hacer hueco para terminar esas cosas que tardaron un poco más de lo previsto.

En la Teoría de Colas, el matemático británico John Kingman definió una fórmula que predice el tiempo de espera medio en una cola. Sí, una cola como las que se forma ante la caja en un supermercado, pero también la cola espera por una cama en una UCI en estos días de coronavirus.

Cómo no, del mismo modo predice el tiempo que tendrá que esperar la gerente por tu informe semanal, por el registro de horas y por los tres análisis a los que te comprometiste. Todavía nos has terminado los primeros, pero ya llegan las fechas comprometidas para el siguiente.

Esa fórmula de Kingman viene a ser algo como esto:

E = [ V ] * [ u / (1 – u) ] * [ T ]

Donde «E» es el tiempo de espera medio hasta que nuestro trabajo es procesado, «V» es el coeficiente de variación de las tareas, «u» es el porcentaje de que estamos ocupados y «T» es el tiempo medio que tardamos en terminar cada trabajo.

Esto divide la fórmula en tres partes que aumentan, cada una de ellas, el tiempo medio que tardamos entregar lo que nos han pedido. Ese tiempo de espera será más alto si:

  • «V» es alta: es decir, hay una desviación media alta entre lo que terminamos en terminar unas cosas y otras. Por ejemplo, si para unos informes tardamos 2 horas, pero para otros 10 días.
  • «T» es alta: si tardamos mucho tiempo en terminar cada tarea. Lógico que tengamos que esperar mucho, no?
  • «u» es alta: Si estamos muy ocupados.

Fijémonos ahora en este último punto. Tardaremos mucho si estamos muy ocupados, eso es claro a todas luces, pero ¿cuánto más tardaremos? Mucho, de hecho si estamos casi un 100% ocupados, el tiempo de espera tenderá a inifinito.

Veámoslo con un ejemplo: Si estamos un 80% ocupados, tardaremos solo 4 unidades de tiempo (horas o días) en responder con el trabajo hecho, pero si estamos ocupados un 98% del tiempo (0,98/(1-098)), tardaremos 49 unidades de tiempo. Diez veces más!

El libro The Phoenix Project nos lo pinta así:

Bloquea en el calendario dos horas cada día, o un día a la semana, sin reuniones, sin tareas prefijadas. Úsalas para acabar con tranquilidad lo que lleva tiempo arrinconado, o lo que ayer no pudiste terminar. Úsalas para esas mejoras que te permitirán ir más rápido otro día o para estudiar el lío en el que andas metido.

Si llega algo nuevo ese día, apárcalo, anótalo y trátalo como lo demás en tu lista de cosas pendientes. No dejes que el día a día te convierta en un hamster en su rueda. Bájate, bebe agua y come algo de alpiste. Ya te subirás a la rueda luego, cuando tengas todo algo mejor organizado. Bajará, y lo hará mucho, el tiempo que tardas en terminar las cosas.

Referencias: