O la otra. Mejor a finales de mes, pero quizás te vuelva a decir lo mismo. Con suerte después del verano… Te suenan frases como esta? Sabes que si está terminado para fin de año serás afortunado.

Si es a un compañero al que le tienes que pedir un rato de su tiempo, te volverá loco dándote largas, pero no harás más que incrementar su estrés si se lo recuerdas cada poco. Al cliente de este tipo de servicios le podrán los nervios y la frustración. Quizás decida buscarse a otro proveedor que le dé tiempos de respuesta más cortos.

Quién se encuentra en esta situación en su trabajo se encontrará agobiado por la carga de trabajo, pero también por un sentimiento de impotencia: sabe que no está dando tiempos de respuesta razonables, y más de una vez se habrá llevado una bronca de un cliente por ello.

En cambio no se sentirá mal por su trabajo. Está haciendo todo lo que puede y más. Trabaja al 100%, no se toma un minuto de descanso y es habitual que trabaje 1 o 2 horas más cada tarde. Algún fin de semana que otro también cae. Sencillamente, no ve que pueda hacer otra cosa. Desde luego, no se le puede reprochar nada ¿o sí?

Weinberg, en uno de sus libros, nos dice: «Busy managers, means bad managers». No podemos estar ocupados al 100%, debemos tener un minuto libre para reflexionar si lo que estamos haciendo tiene sentido, si puede mejorarse o simplificarse, incluso si merece la pena que lo hagamos.

Debe haber un margen (una holgura o slack como se diría en eXtreme Programming) para escuchar lo que nos están diciendo, para estar atentos a los problemas, o para llegar a las fechas comprometidas asegurándonos de que cumplimos con la calidad necesaria. Para lo que no debe haber tiempo es para los gabinetes de crisis por haber incumplido las fechas o una nueva reestructuración de planes y Gantts aún más ajustados que los anteriores.

Kahneman y Tversky, los autores de Piensa rápido, piensa despacio, dicen esta frase en su libro: «El secreto para llevar a cabo una buena investigación es siempre no tener mucho trabajo. Se pierden años por no perder una horas.»

Permítete estar centrado en tu trabajo, en lo importante, y no en todo lo que tienes pendiente de hacer para esta tarde, mañana y toda la semana. Simplifica tu trabajo, rechaza tareas no relevantes. Recorta sin pudor, no tengas miedo de meter la tijera, delegar o decir simplemente «no».

Si estás 100% ocupado, asegúrate de que es porque un 10% o 20% de tu tiempo lo estás dedicando a mejorar los procesos, a estudiarlos o como colchón para cuando venga algo urgente. También a aprender cosas nuevas. Un simple truco en Excel o en tu Mac, podría haberte salvado decenas de horas a la semana, pero tú estabas demasiado ocupado «trabajando».

¿De dónde saco que es un 10 o un 20% lo que tienes que mantener como margen? Pues al libro The Phoenix Project y a la fórmula de Kingman. Lo contaré la próxima semana. Stay tuned!

Si te gustaron estos contenidos, probablemente te gusten también los de mi último libro con Anaya: Gestión de proyectos – Agilidad en la práctica. Puedes encontrarlo en Amazon, la Casa del Libro, la FNAC o en las librerías cerca de tu casa.

Referencias:

• Pág. 235 del libro The Phoenix Project de Gene Kim et al.
• Pág. 276 del libro Quality Software Management de Gerald Weinberg.