Tom DeMarco y Timothy Lister en su libro Peopleware consideraban que hay dos teorías fundamentales de gestión que son aplicables a la gestión de proyectos. Una, la primera de ellas y quizás la más primitiva, considera que el valor o riqueza existente en la Tierra es una cantidad limitada. Según esta teoría, cuanto más se trabaja para extraerla, más riqueza se obtendrá (y menos quedará para los demás).
Inconscientemente, es la teoría que aplican muchos managers cuando deciden usar las horas extra, los fines de semana trabajados o la penalización si los trabajadores se marchan a su hora. Están dividiendo el número de tareas realizadas a la semana entre 40 horas y no entre las 60 realmente trabajadas. Así creen aumentar ellos la, mal llamada aquí productividad, un pequeño fraude en las cuentas que tanto cuesta a los trabajadores.
Según esta manera de pensar, la tarea del gestor es la de extraer el máximo de trabajo (el trabajo de los colaboradores) usando la menor cantidad posible de recursos (el número y sueldo de esos colaboradores). A partir de ahí el cálculo es sencillo, para maximizar la “productividad” se deberá aumentar el número de horas empleadas y pagar poco por ellas o no contratar muchos técnicos.
Es el cálculo básico que realizan los managers que, como comenta Javier Garzás en su blog, pretenden aumentar la productividad añadiendo 10 becarios de golpe a un proyecto. Imaginen el impacto de eso en un proyecto en un proyecto normal: Hay que parar de trabajar para enseñar a esos nuevos compañeros, buscar algo que hacer para cada uno de ellos, revisar lo que hayan hecho, atender sus preguntas, etc. En lugar de avanzar solo se va a conseguir retroceder durante mucho tiempo.
En la Mecánica Clásica, el trabajo empleado para mover un objeto es el resultado de multiplicar la fuerza empleada por el desplazamiento conseguido. Cuanto más lejos se haya conseguido desplazarlo, más trabajo se ha hecho. Si ponemos a diez personas a mover una gran piedra y esta no se ha movido un milímetro, según la Física, el trabajo realizado es cero. Sucede lo mismo con esta mal entendida productividad.
Si en 40 horas apenas se es capaz de entregar un mínimo de tareas hechas es que algo está fallando en los métodos productivos. Si hay que emplear 60 horas a la semana para conseguir obtener algunas tareas más, eso no es productividad real, en un engaño en los cálculos. Se aumenta un poco la productividad a coste de disparar la fuerza empleada. Y esto sin tener en cuenta el cansancio y la falta de motivación producidos por no tener suficiente tiempo de descanso. Solo se estará consiguiendo reducir el desplazamiento conseguido para la siguiente semana.
Los que aplican estas soluciones para intentar aumentar el trabajo conseguido solo se están fijando en una parte de la ecuación. Miran la fuerza, el número de horas que se trabaja, pero se olvidan de la otra parte, lo que se consigue con esa fuerza, el desplazamiento obtenido ¿De qué vale aumentar solo la fuerza si puede que incluso se esté perjudicando con ello los resultados?
Ya lo dice el ingeniero español José María Acosta en su libro sobre el uso eficaz del tiempo: “Trabajar más horas o más deprisa no es la solución”. Pasar más horas en la oficina tampoco lo es.
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