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Demasiado pequeño para fallar

Existe un término, Kaizen, muy conocido en las empresas o la organización industrial, o mejora continua, que es cada vez más aplicado en todos los sectores de la economía pero también en la vida social o en la medicina.

Esta filosofía proviene de los cambios que Japón aplicó a los problemas de productividad y calidad que tenía su industria al final de la Segunda Guerra Mundial. Expertos como Deming (sí, el mismo de ITIL y el ciclo de Deming) acudieron a Japón a formar a cientos de profesionales e ingenieros en los sistemas de calidad y mejora.

Estados Unidos ya aplicaba estos sistemas pero Japón los evolucionó y mejoró hasta devolverlos, años más tarde, a los propios americanos como nuevas filosofías en la forma de trabajo.

El principio en el que se basa Kaizen es en el de hacer pequeñas mejoras continuas, analizar los resultados de este cambio y actuar de nuevo para introducir luego un nuevo cambio que permita mejorar, de nuevo, la productividad o la calidad de lo que estamos haciendo.

Hacer pequeños cambios y poco a poco es más efectivo que realizarlos todos a la vez de una sola tacada. Se evita así el natural miedo al cambio y la procastinación a la hora de empezar a acometerlo. Estos pequeños cambios, realizados de forma continua, terminan convirtiéndose en un hábito generando resultados permanentes.

Se trata de hacer el cambio tan fácil que sea difícil fallar en su implementación. Una vez se haya cogido el hábito de este cambio, se tratará de añadir un nuevo cambio o ampliar la meta del actual para que mejoremos de forma continua.

Es importante también aplicar los cambios de uno en uno, evitando la complejidad de saber qué aplicar y cuando. Así podremos analizar el resultado de cada una de estas mejoras. Si aplicamos varias a la vez, no sabremos cuál ha funcionado y cuál no o si el efecto de una anuló la otra.

En tu proyecto puedes decidirte a implantar de golpe todas las prácticas de Scrum, TDD, pruebas unitarias, integración continua y un largo etc. pero probablemente lo único que consigas es volver loco al equipo de trabajo. Sí, todas esas prácticas son buenas para tu proyecto pero ¿estás cumpliendo las más básicas? ¿tienes un buen control de versiones? ¿estás entregando software cada dos semanas? Es mejor empezar por las más sencillas o las que crees que traerán una mejoría mayor. Luego puedes ir añadiendo las otras.

Lejos del software, empresas como SPB, la productora de marcas como Bosque Verde, aplican Kaizen y Lean en su producción. Su director industrial afirma:

S.P.B. ha logrado mejorar un 15% su productividad sin invertir en maquinaria ni reducir plantilla. Los sistemas aplicados han permitido a la sociedad reducir entre el 15% y el 25% las diferentes partidas de gastos, mejorar en un 45% la gestión de las materias primas y reducir el periodo de producto en stock once días.

SPB tenía previsto realizar grandes inversiones y abrir nuevas fábricas en el norte de España pero las ha paralizado para centrarse en su plan de mejora de la productividad.

También en la salud o la vida personal podemos aplicar estos cambios. Si siempre hemos querido escribir un libro o un blog podemos proponernos escribir 1000 palabras al día pero lo más probable es que lo dejemos poco después. En cambio si nos proponemos escribir sólo 50 el cambio será tan fácil que nos será difícil fallar. Una vez hayamos cogido el hábito de sentarnos 15 minutos al día a escribir podemos incrementar el reto y ampliarlo poco a poco.

En cuanto a mí, también he aplicado técnicas como éstas aunque casi sin darme cuenta. Cuando publiqué mi libro apenas se vendía. Estuvo durante semanas y semanas con las cuatro tristes ventas de F&F (Family & Friends) pero no lo dejé ahí aparcado y opté por cambiarlo de categoría dentro de Amazon. Luego le cambié la portada, amplié el libro con algunos capítulos más y estuve mejorando la descripción hasta dar con la que parecía óptima.

Alguno de estos pequeños cambios hicieron que las ventas aumentaran hasta en un 50% de una semana a otra. Si lo hubiese dejado ahí, el libro nunca hubiese alcanzado posiciones relevantes en sus categorías y habría pensado que su contenido no era interesante o que no podía venderse bien sin una editorial profesional detrás.

Referencias:

Si te ha gustado este post, puedes encontrar más contenidos que expliquen Scrum de forma práctica y desde su base en mi libro en Amazon Curso práctico de Scrum: Algo más que teoría.

Libro en Amazon: Curso práctico de Scrum: Algo más que teoría
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De cómo Agile y Zara hacen cambiar la industria de la moda americana

En mi última entrada comentaba que no sólo el software puede escribirse de forma ágil. Un libro también podía escribirse usando estas técnicas pero ¿sólo el software y los libros? Por supuesto que no. También las prendas de ropa pueden diseñarse, fabricarse o inventariarse de forma ágil.

Aquí les cuento cómo empresas de la industria de la moda como Zara dan una respuesta ágil al mercado dejando a sus competidores americanos perdiendo cuota de mercado.

Agile para acelerar las ventas en la industria de la moda

El periódico El País cuenta en un artículo con ese título cómo algunas multinacionales americanas están teniendo problemas para adaptarse al ritmo de ventas que tienen dos de sus principales competidores, Zara y H&M.
En el trimestre presentado habían perdido un 6% en ventas y en el ejercicio del último año (2014) su cotización bursátil había bajado un 25% por lo que muchas empresas del mundo de la moda han terminado rindiéndose a las nuevas técnicas comerciales de la fast fashion:

«(…) admite que el viejo modelo de producir la ropa con un año de antelación está desfasado en la era del comercio online. Primero, porque el sistema que sigue es tan rígido que no le permite reducir los pedidos en los artículos que se quedan en la estantería sin vender. Segundo, y casi más importante, está atado de manos cuando una prenda tiene éxito.»

Cómo lo hace Zara

En 2004 la Harvard Business Review analizaba las nuevas prácticas de gestión de Zara y afirmaba sobre ellas que «eran cuestionables, si no, directamente locas» aunque admitía que «La compañía puede diseñar, producir y entregar una nueva prenda de vestir y ponerla en sus tiendas en cualquier parte del mundo en tan sólo 15 días. Ese ritmo no se había visto nunca en el negocio de la moda, donde los diseñadores normalmente pasaban meses planificando la siguiente temporada«.

Zara consigue aumentar su margen de beneficios en un 28% siendo hasta 4 veces más rentable que sus competidores mediante una combinación de márgenes altos, tiempos de venta bajos y reducción del riesgo de inventario.
Tal cómo explica Forbes una de las técnicas ágiles que permitió a Zara mejorar de forma drástica sus resultados financieros fue la de retrasar hasta el último momento la transformación del producto final. Sólo cuando saben qué producto se está vendiendo bien es cuando lo pasan a fabricación. No manufacturan todo su stock antes de que comience la nueva temporada evitando llenar las tiendas de prendas que no aún saben si se venderán bien.

Esto ha hecho que Zara en sus rebajas descuente sólo un 15% de media a los productos que no ha podido vender a su precio original (son pocos). Mientras, otros competidores tienen que aplicar descuentos del 50 al 70% a los productos que no han podido ser vendidos en toda la temporada.
El artículo de Forbes indica también:

«El rendimiento de la gestión ágil en la fast fashion está ya bien documentado, pero aún como en otros sectores, muchos managers americanos están todavía atrapados en la forma de pensar de la gestión tradicional y están siendo lentos para responder.»

Otra de las joyas de la corona que permite a Zara ser tan eficiente en la gestión de su stock para mantenerlo siempre en movimiento es el chip RFID. Gracias a él, han podido reducir hasta en un 90% el tiempo que necesitan para realizar un inventario o para buscar un artículo concreto en la tienda.
Ser tan rápidos inventariando, diseñando o poniendo sus productos en las estanterías aumenta su margen de beneficios y disminuye el riesgo de quedarse con productos que no pueden vender. Como ves, ser ágil es bueno tanto si se trata de vender moda como de escribir software. También es bueno para producir coches como en el caso de Toyota pero esto ya es tema para otro artículo.

Referencias:

Administración Pública y las nuevas prácticas de gestión

Somos muchos los que de una manera u otra trabajamos para la Administración Pública, algunos directamente pero otros muchos indirectamente, como proveedores de servicios o productos pero trabajando en este sector al fin y al cabo.

Muchos tratamos de realizar estos servicios o entregar esos productos aplicando técnicas de gestión ágiles como Scrum o Lean Management pero solemos encontrarnos con cierta rigidez en la formalización de los contratos o en los pliegos de contratación de los concursos públicos.

Alguien preguntaba recientemente en un debate del grupo PMP Canarias en LinkedIn si las administraciones públicas estaban preparadas para la gestión de este nuevo tipo de proyectos. En mi opinión, a la Administración Pública Española aún le queda un buen trecho pero creo que ya se comienzan a ver ciertos avances en la aplicación de nuevas formas de gestión como Lean Government, especialmente en otros países.

En el NHS, el sistema de seguridad social británico, con la aplicación de técnicas Lean para eliminar retrasos innecesarios, reducir el papeleo y aprovechar los tiempos muertos de espera para realizar ‘actividades útiles’ se consiguió reducir la mortalidad en dos tipos graves de fractura de un 22,9% a un 14,6% en solo seis meses. Eso significa que en ese periodo, de media, unos 14 pacientes más lograrían sobrevivir a la operación.

Otro ejemplo de Lean Healthcare se encuentra en un hospital de distrito del NHS. La clasificación de las pruebas de ultrasonido en ‘verdes’ para las más simples y ‘rojas’ para las más complejas permitió reducir la lista de espera para estas pruebas de 12 semanas a tan solo 2. Se asignó el tiempo justo para la complejidad de cada prueba y se redujeron los trámites y el papeleo al mínimo para las pruebas más simples con lo que además de la reducción en los tiempos de espera se logró que quedasen más huecos en el calendario para tratar adecuadamente las posibles urgencias.

Mucho más reciente es la actualización de las normas de contratación del Departamento de Defensa de Estados Unidos para declarar ‘ilegales’ los proyectos en cascada. Parece ser que uno de los proyectos que ha disparado esta decisión fue el proyecto Sentinel en el que después de un proyecto fallido inicial de 170 millones de dólares, retrasos considerables, 6 años de trabajo y 451 millones de presupuesto se consiguió finalmente poner en marcha el nuevo sistema, gracias entre otras cosas, a la aplicación de técnicas ágiles de desarrollo para reducir los tiempos de entrega y los costos de cada funcionalidad entregada.

También en España parece haber un creciente número de instituciones públicas como el Museo Thyssen, el Hospital Clínico de San Carlos en Madrid y su Smart Health Lab o la Agencia Tributaria que están comenzando a usar y aplicar técnicas ágiles como Lean Government en sus negocios. Espero que estas instituciones sean solo la punta de lanza para lograr una Administración Pública más eficiente en estos ‘lean times’

Referencias:

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