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Google+ como herramienta de gestión de proyectos

En algunos países herramientas como Basecamp son muy populares para llevar la gestión de sus proyectos pero que tienen un coste elevado para proyectos medios o pequeños (3,000$ al año en el caso de Basecamp). En la empresa en la que trabajo hemos buscado opciones que nos permitan obtener un buen número de las ventajas que obtendríamos si usásemos la herramienta de 37signals pero a un precio más bajo. Como resultado de esta búsqueda hemos encontrado a la red social Google+.

Aprovechando que en la empresa en la que trabajo cada empleado cuenta con una cuenta de Google Apps for Business para nuestro correo corporativo, Google Drive o Google Calendar hemos pensado en dar una oportunidad a esta red social de Google como herramienta para la gestión de nuestros proyectos. Aunque ya la habíamos usado para proyectos más pequeños, es en éste en el que le hemos dado un uso más intenso. Llevamos ya unos cinco meses teniendo a G+ como herramienta de apoyo. Les cuento aquí el uso que le hemos dado y las ventajas que nos proporciona:

Google+ para la comunicación

En lugar de estar enviado un email tras otro a todos los miembros del equipo con las noticias o los eventos del proyecto simplemente entramos en G+ y escribimos una nota en la comunidad del proyecto. Esta comunidad es una especie de círculo privado al que sólo hemos dado acceso a los miembros del proyecto y en el que podemos ver un panel con todas las entradas escritas anteriormente.

Cuando una nueva nota es escrita en el panel del proyecto una pequeña notificación nos llega a nuestra cuenta de correo en forma de campana. De esta manera estamos siempre avisados de que hay una novedad en el proyecto.

En esta otra imagen pueden ver un ejemplo de notificación al equipo de trabajo sobre la planificación de los sprints. En cada sprint se envía la planificación prevista y unas horas antes de un evento se publica un recordatorio de lo que tenemos previsto para ese día: una demo, pre-demo, tests, etc. En este caso es la planificación genérica para los sprints por lo que ha sido marcada (stick) para que figure siempre en la primera posición de todas las entradas:

 

En la esquina superior derecha hay una imagen que indica que esta entrada se marcó con el hashtag #Planificación, como se hace en Twitter, para que podamos buscar por ella de forma más fácil.
En esta otra imagen un compañero anuncia que acaba de finalizar el despliegue en el entorno de demo de la milestone nº 8 por lo que ya está disponible para nuestra demo interna antes de ser liberada al cliente.

Wiki y repositorio de documentos

No solo ponemos anuncios y notificaciones en esta web del proyecto sino que también lo utilizamos como repositorio de información y de documentos. Google+ permite adjuntar documentos a las entradas que publicamos o añadir enlaces. Está limitado a sólo 2GB de información por cuenta pero de momento nos está siendo más que suficiente. También hace sus funciones como wiki ya que podemos encontrar soluciones a problemas que han surgido durante el desarrollo. Aquí por ejemplo tienen una entrada sobre un bug en Windows que impide que se muestren bien unas páginas modales de la aplicación y su posible solución:

 Acceso móvil en la nube

Google+ está en los sistemas cloud de Google por lo que podemos acceder a ellos desde cualquier parte no solo desde nuestras oficinas. Además, en cualquier dispositivo móvil podemos instalar la app de Google+ y acceder a toda esta información, documentos y eventos con solo un par de clics. No necesitamos ninguna VPN o escritorio remoto para acceder a nuestras carpetas de red.
¿Te animas a usar Google Plus para tus proyectos? Haz una prueba primero con tu cuenta de Gmail. Podrás crear una cuenta de Google+ asociada al email haciendo clic en el enlace +Tú que aparece en la parte superior derecha de la página de Gmail. Desde ahí crea una nueva comunidad (clic en Inicio/Comunidades/Crear comunidad), asocia a los miembros del proyecto que quieras (tendrás que invitarlos primero a usar G+) y ya lo tienes todo listo para empezar a gestionar tus proyectos.

 

Errores comunes en las estimaciones (I): El exceso de confianza

Quién no se ha equivocado alguna vez estimando el coste de sus proyectos. Dividimos cuidadosamente el trabajo a hacer en una lista detallada de pequeñas tareas, consultamos a los compañeros que más experiencia tienen en las tareas más complejas, tenemos en cuenta los tiempos para preparar el entorno y un montón de cosas más pero aún así nos equivocamos y, con frecuencia, nos equivocamos por mucho. ¿Qué sucede? ¿No sabemos estimar? No podemos perder dinero en cada proyecto pero tampoco podemos aumentar las cifras ‘por si acaso’ porque lo que comenzaremos a perder son clientes.

Las razones por las que nos equivocamos una y otras vez cuando estimamos son muchas. Te explico aquí una de las más importantes:

El exceso de confianza en las estimaciones

El ser humano es optimista por naturaleza. Confía en exceso en sus propias posibilidades y olvida que los pequeños desastres del día a día le suceden a uno también no sólo a los demás. Cuando calculamos mentalmente lo que tardaremos en hacer una determinada tarea sólo tenemos en cuenta los pocos minutos que nos llevará teclear el código pero con frecuencia olvidamos el tiempo para testear, para desplegar, para documentar y comentar el código, para solucionar ese bug en el navegador, para escribir el manual de usuario y un sin fin de cosas más.

Tengo malas noticias: Usted también es demasiado optimista ¿no lo cree? Haga esta prueba conmigo:

Si le pido que me indique el año en el que nació Mozart probablemente no podrá darme un valor exacto pero si le facilito un poco las cosas y le pido que me indique un rango de años en el que con un 90% de probabilidad usted cree que Mozart nació posiblemente sí se atreva a darme una respuesta.

Ampliemos un poco esta prueba. Le planteo ahora diez preguntas. Anote por favor el rango de números entre los que cree con un 90% de probabilidad que acertará la respuesta correcta.

  1. Año en el que Mozart nació. Límite inferior: ____ Límite superior: ____
  2. Longitud del río Nilo. Límite inferior: ____ Límite superior: ____
  3. Número rayos que golpean la tierra por minuto. Límite inferior: ____ Límite superior: ____
  4. Tiempo que tarda la luz del sol en llegar a la Tierra (en segundos). Límite inferior: ____ Límite superior: ____
  5. Diámetro de la Luna. Límite inferior: ____ Límite superior: ____
  6. Número de cuchillos, tenedores y cucharas en la Casa Blanca. Límite inferior: ____ Límite superior: ____
  7. Número de lenguas vivas que se hablan actualmente en el mundo. Límite inferior: ____ Límite superior: ____
  8. Periodo de gestación (en días) de una elefante asiático. Límite inferior: ____ Límite superior: ____
  9. Número de nacimientos que tienen lugar diariamente en el mundo. Límite inferior: ____ Límite superior: ____
  10. Número de días en los que un caracol puede dormir si no es molestado. Límite inferior: ____ Límite superior: ____
Al final de este post tiene las respuestas correctas. Si sus estimaciones fueron correctas debería haber acertado 9 de las 10 preguntas ¿no fue así? No se preocupe, la mayoría de gente solo acierta unas pocas. Tendemos a ser demasiado optimistas y elegimos un rango demasiado pequeño para acertar. Nos pasa a todos, de hecho, las personas que no tienen este sesgo optimista se consideran clínicamente deprimidas.
Ahora que conoces un poco más tu propia forma de pensar quizás decidas ser un poco más precavido en su próxima estimación. Aún así no se confíe, las personas que fueron advertidas de este sesgo optimista antes de hacer pruebas como ésta también pecaron de exceso de confianza en sus predicciones.
Las próximas semanas iré publicando nuevas entradas sobre los errores más comunes que cometemos al estimar. Atento a las nuevas entradas. 
Si quieres saber más sobre estimaciones aquí te dejo algunos de los post más populares:

  1. Año en el que Mozart nació. 1756.
  2. Longitud del río Nilo. 6,738 kilómetros
  3. Número de veces que un rayo golpea la tierra por minuto. 6,000
  4. Tiempo que tarda la luz del sol en llegar a la Tierra. 492 segundos
  5. Diámetro de la Luna. 3,476 kilómetros
  6. Número de cuchillos, tenedores y cucharas en la Casa Blanca. 13,092
  7. Número de lenguas vivas que se hablan actualmente en el mundo. 6000
  8. Periodo de gestación de una elefante asiático. 645 días
  9. Número de nacimientos que tienen lugar diariamente en el mundo. 365,000
  10. Número de días en los que un caracol puede dormir si no es molestado. 1,095 días

Fuentes:

  • Statistic Brain and Odd Trivia Facts de Russo y Schoemaker publicado a su vez en el curso Successful Negotiation de George Siedel en Coursera.

Nuevo número de la revista Proiectus

Ya ha salido el nuevo número de la revista de gestión de proyectos Proiectus editada por Iván Tejera. Ya va por el número 3 y en esta edición alcanza las 80 páginas de artículos sobre la dirección de proyectos en Canarias escrita por jefes de proyecto como Javier Zaya, Fernando Manero, Toni Dorta, Pilar Tarriño, José Barato o Mike Griffiths.

Yo también tengo un artículo en este número titulado ‘El rol del director del proyecto en el cliente‘ en el que hablo de la importancia que tiene el papel del Product Owner en todos los proyectos.

No te lo pierdas. Échale un vistazo en este enlace a la revista Proiectus en Issuu:

Trello, la gráfica burndown y Google Calendar

Probablemente sea siempre mejor un tablero físico, en una pizarra o pared de corcho, que un tablero Kanban virtual en la pantalla de nuestro ordenador pero es indudable que llevar este seguimiento en nuestro PC o portátil también tiene sus ventajas: mantener estadísticas automatizadas, guardar el historial de nuestro progreso y los cambios que hemos hecho almacenando los datos en la nube para que nosotros o nuestro cliente podamos ver el estado del proyecto desde su casa u oficina.

Hay muchos de estos tableros virtuales como KanbanFlow, Rally, Jira + Greenhopper o Pomodoro Daisuki, con más o menos ventajas o más o menos costosas pero hoy quería comentar sólo sobre una en partícular: Trello, del conocido blogger Joel Spolsky, un aplicación web gratuita para llevar los tableros Kanban de nuestros proyectos.

Utilizo Trello con cierta frecuencia por un par de proyectos, uno profesional y otro personal para el aprendizaje de idiomas. Permite llevar adelante cualquier tipo de proyecto, no sirve sólo para proyectos de desarrollo de software. Al crear un nuevo tablero aparecerán las tres columnas habituales (To Do, Doing y Done) pero aquí son tratadas como simples listas y a las que puedes cambiarle el nombre a lo que mejor se ajuste a tu proyecto, por ejemplo: Pendiente, En desarrollo, Revisado, Pre-explotación y Producción.
Una vez creadas las listas para tu proyecto comenzarás a crear las tareas que van en ellas priorizándolas o cambiándola de columna con solo mover una encima de la otra o arrastrándolas a las columnas de al lado. También puedes invitar a otros usuarios de Gmail a formar parte del proyecto y asignarles tareas directamente. Estos usuarios serán notificados por email cada vez que alguien escriba un comentario a la tarea o la cambie de estado. Hay más funcionalidades interesantes para las tarjetas con tareas: añadir comentarios, imágenes o archivos adjuntos para cada tarea, mantener una checklist de comprobaciones con cada una de ellas o etiquetarlas individualmente con un color y nombre diferente por tipo de tarea. 
Puedes incluso ponerles una fecha de finalización a cada tarjeta colocada en el tablero, cambiando de color según se acerca la fatídica fecha. También, si activas la extensión para el calendario de Google, todas estas fechas aparecerán automáticamente en tu agenda para que las tengas siempre presentes (para activar esta función en tu calendario de Google echa un ojo a esta página de ayuda de Trello)
Pero lo que más me atrajo de Trello (además de ser gratuito) no son solo sus propias funcionalidades sino la posibilidad de mantener una gráfica burndown de forma automática con una aplicación externa: Burndown for Trello. Se trata de una web que, conectándose a la API proporcionada por Trello obtiene todos los datos y estadísticas de este tablero a medida que mueves las tarjetas de columna calculándote automáticamente esta gráfica:
y estas estadísticas:
Se muestran el total de tarjetas, cuantas quedan por hacer, qué porcentaje del total se ha hecho, cuantas horas estimadas quedan de trabajo por delante, en cuantos días se calcula que se hará todo el trabajo y en qué fecha, también estimada, estará completado el trabajo si seguimos avanzando a este ritmo ¡Espero que te sea útil!

Si te ha gustado este post, puedes encontrar más contenidos que expliquen Scrum de forma práctica y desde su base en mi libro en Amazon Curso práctico de Scrum: Algo más que teoría.

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Libro Gestión práctica de proyectos con Scrum

Estoy terminando de escribir un libro sobre la gestión ágil de proyectos software usando Scrum. Se trata de un ebook en el que trato de explicar, de la forma más amena que me ha sido posible, la gestión de proyectos desde un punto de vista práctico evitando toda teoría y terminología que pudiera sonar rara a un novato que se acerca por primera vez a Scrum.

Dentro de un par de semanas lo publicaré en Amazon. Espero que les sea de interés. De momento les dejo un adelanto del contenido (clic en la imagen para ver el Prezi)

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