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Archivos por Etiqueta: éxito y fracaso en los proyectos

Las cosas se hacen bien pero no demasiado bien

Esa es una frase que escuche en una ocasión a un médico cuando la enfermera le preguntaba si debía usar un tipo u otro de catéter. Lo que quería decir el médico era que no había necesidad de usar el catéter más caro, complejo o difícil de poner si con el más sencillo lográbamos lo mismo.

Es una regla útil para aplicarla en nuestros proyectos de trabajo o personales. Nos pasa cuando vamos a entregar una propuesta o un presupuesto, cuando simplemente debemos enviar un email o un informe o cuando tenemos que entregar una nueva versión de nuestro producto.

A veces lo hacemos por un perfeccionismo excesivo que nos hace pensar que nuestro producto debe tener las mejores características del mercado en todas y cada una de las funcionalidades. Cuando acabemos habremos terminado orgullosos de él pero, qué coste tiene el producto si tiene el Wifi más avanzado, el Bluetooth de mejor rendimiento y el mayor número de puertos USB ¿te lo comprarán a ese precio?

Y cuando por fin hayas decidido poner el producto en el mercado después de tantos meses de trabajo puestos en él ¿se seguirá usando el Bluetooth? ¿el número de puertos USB seguirá siendo una decisión relevante en la compra? Probablemente no.

Quizás era mejor haber planificado una fecha de lanzamiento, el próximo Black Monday por ejemplo, y calcular qué opciones nos da tiempo de construir para entonces. Seguro que en el mercado habrá productos más completos pero ¿serán tan económicos como el tuyo? ¿son tan fáciles de usar o pesan tan poco como tu producto? ¿tus competidores estarán teniendo tanto margen comercial como tendrías tú?

Cuando Google lanzó su Google Docs en la nube, los periodistas especializados fueron corriendo a preguntar a Microsoft por esta nueva amenaza a su MS Word. Google Docs era gratis y podía usarse desde cualquier ordenador sin instalación o licencia alguna. Steve Ballmer contestó de manera un tanto despectiva que Google Docs nunca a sustituir su clásica suite Office. En la nueva aplicación de Google ni siquiera era posible imprimir los documentos que escribías.

La respuesta de Google fue rápida. Al día siguiente Google Docs tenía implementado un botón Imprimir en su barra de herramientas ¿Cómo pudo haber hecho esto Google tan rápido? Sencillo, Google Docs no tiene funcionalidades complejas. Sólo hay 5 ó 6 funcionalidades en un único menú. Son justo las funcionalidades que necesitan el 90% de los documentos que escribimos.

No había mucho que desarrollar tampoco había mucho que probar. Debieron usar una librería de exportación a PDF estándar que recoge las características básicas y listo. No hay complicadas opciones de numeración, viñetas, estilos, fuentes o formatos. Sería una librería muy probada para esas pocas opciones por lo que no había mucho donde fallar.

En tu trabajo diario te puede pasar lo mismo. Puedes estar días y días buscando una diferencia de 1 céntimo entre el Debe y el Haber, pero mientras, el informe de pérdidas y ganancias está sin hacer.

Puedes hacer un versión de tu software para iPad, para tablets, para smartphones, para Chrome, Firefox Internet Explorer y Safari. Mientras tanto alguien está ganando dinero ya con su app para el iPhone pero sobre todo sabrá ya a estas alturas si merece la pena sacar una versión para Android o si estará tirando su tiempo y su dinero si lo hace.

Evita la procastinación, el miedo a fallar o a las críticas si tu producto no es el mejor de todos los que hay en el mercado o no se vende bien. Si eso pasa, bueno, por lo menos no invertiste demasiado en ello. Ve a por el siguiente o trata de mejorarlo en una siguiente versión (Kaizen lo llamaría yo). Ahora ya sabes qué es lo que no funciona y podrás probar de nuevo.

Historia de los proyectos software en tres sencillos actos

En los inicios de la informática comenzaron a aparecer las empresas especializadas en el desarrollo de software que ayudaban a resolver aquellos primeros proyectos TI que, por aquella época, parecían de ciencia ficción.

Desde entonces han habido empresas de todo tipo que empezaron a evolucionar según la corriente de los tiempos y el tamaño de sus proyectos: De empresas de garaje a Blue Chips pasando por consultoras de todos los tamaños para volver de nuevo a las empresas de garaje (ahora llamadas startups).

Todas estas décadas de aprendizaje en esta nueva ingeniería, la del desarrollo de software, no han sido fáciles. Muchas empresas quedaron por el camino ante cambios tan rápidos: La ingeniería del software es la ingeniería con mayor tasa de proyectos fallidos de entre todas las ingenierías.

Un estudio de 2012 indica que el 45% de los proyectos IT grandes exceden el presupuesto, un 7% excede el plazo y el 56% termina entregando menos valor del que se pretendía. Un porcentaje elevado de ellos va tan mal que su resultado amenaza incluso la propia existencia de la compañía.

La historia de lo sucedido en todos esos años probablemente pueda resumirse en tres sencillos actos:

Primer acto: Hacemos todo lo que el cliente solicita

Los cambios aparecen. Se necesitan modificar cosas. Lo que se construyó de una manera resulta no ser la mejor y es necesario rehacer parte del trabajo. Lamentablemente, en la mayoría de las ocasiones, el contrato está cerrado y se va a cobrar el mismo importe que se presupuestó inicialmente. La empresa debe continuar trabajando hasta que todo esté terminado, incurriendo en sobrecostes que en la mayoría de las ocasiones no estaban previstos. El desánimo cunde. El proyecto se alarga y alarga devorando horas y horas del equipo de trabajo que intenta terminarlo a tiempo.

 Segundo acto: No admitimos cambiar ni una coma

Nos enfadamos. Los sobrecostes llegan a ser tan altos en algunos proyectos que se comen cualquier margen comercial.

Las empresas de software han aprendido la lección y no pueden permitir esto. Colocan como jefe de proyecto a un duro negociador que no admite cambios. Cualquier modificación debe ser firmada por el cliente por triplicado y registrada en un acta formal. Las reuniones de análisis se convierten en algo similar a esto: ‘En el acta de reunión del 3 de junio se dijo que … corroborado luego en el acta del 9 de agosto por lo que ahora no puede cambiarse‘.

Pero los cambios ocurren, el mercado, las leyes o los decretos cambian y los errores de juicio se cometen. Nadie puede estar 100% seguro de que lo que dijo 2 años antes, al inicio del proyecto, sea válido ahora.

Tercer acto: Agilidad

El cliente puede llamarte y decir:

  • ‘Sabes qué? He estado pensando y puede quedar mejor sí…’
  • ‘Después de que pusimos en producción la versión 14 hemos visto que no está usando nadie la feature C. Mejor saltamos también D y comenzamos a trabajar en E y F’
  • ‘Hemos enseñado la aplicación en las sesiones de formación y todos nos preguntan que porqué no hay una exportación a Excel. Mejor comenzamos por ahí en el siguiente sprint en lugar de cambiar los logos y los iconos del menú’

Para esto tienes que estar en contacto continuo con el cliente. No puedes encerrarte año y medio con los tomos de análisis de requisitos, de casos de uso y las especificaciones de diseño y dejarle ver al cliente el resultado cuando hayas implementado hasta el último caso de uso (se necesite ya o no).

Este tercer acto no es tan sencillo como parece:

  • Es necesaria la confianza mutua entre ambas partes. 
  • Es necesario que el dueño del producto o representante del cliente conozca bien su negocio, tome decisiones acertadas (o corrija el rumbo con destreza cuando no ha podido ser así).
  • Es también muy importante que el jefe del proyecto en la empresa contratada sepa asesorar al cliente y darle apoyo en cuestiones técnicas y no tan técnicas. Probablemente no conozca el negocio del cliente pero seguro que tiene alguna experiencia útil en lo que salió bien (o no tan bien) en productos similares en los que ha trabajado.

Referencias:

Más vale pedir perdón que pedir permiso

Cuando comencé mi primer trabajo el único consejo que me dio mi padre fue ‘No te pases el día preguntándole a tu jefe qué hago ahora. Echa un vistazo y tú mismo verás un montón de cosas por hacer‘. He intentado seguir este consejo en todos los trabajos que he tenido hasta ahora y quizás sea el que mejor me haya funcionado. Siempre es mejor contestar a tu jefe que ya has terminado lo que nos encargó y que has comenzado otra tarea que quedarnos esperando porque Pérez está de vacaciones o porque nadie nos dijo que podíamos comenzar ya.

En cada organización y en cada trabajo tenemos que tomar muchas pequeñas decisiones en las que otro tiene las competencias, ese otro es el que siempre ha hecho estas cosas o es el que más sabe del asunto. Pero ahora no está y tenemos que seguir trabajando. Podemos pasar a otra tarea pero pronto volveremos a toparnos con una decisión que nos impide seguir avanzando. Como resultado todo está comenzado y nada acabado. Volver a esas tareas pendientes unas horas, días o semanas después tiene un coste adicional que nos mantiene en nuestro pequeño caos diario.

Uno de los gurús en técnicas de gestión ágiles y el rediseño de organizaciones explicaba en una de sus charlas una analogía que muy bien puede servir para lo que quiero explicar en esta entrada: Si somos parte de un equipo de rugby y durante el juego la pelota pasa rodando delante de nosotros ¿vamos a pararnos y esperar a que el pateador (kicker) venga y le dé una patada hacia delante? Él es el que mejor golpea la pelota. Por supuesto que no, vamos a correr hacia ella a intentar darle la mejor patada que hayamos dado en nuestra vida. Por mal que lo hagamos la pelota siempre estará un poco más cerca del campo contrario.

Podemos pararnos a esperar a que el pateador patee, a que el diseñador diseñe, a que el de la ventanilla de al lado resuelva el problema o a que la señora de la limpieza quite la mancha del suelo. Hagámoslo nosotros mismos, resolvamos el asunto lo mejor que podamos. Los perfiles profesionales son cada vez más borrosos y todos debemos aprender a hacer de todo. Si lo hacemos así, las cosas empezarán a funcionar un poco más deprisa y, cuando menos, habremos adquirido algo más experiencia y un montón de puntos de vista diferentes.

¿Cómo saber cuándo es algo que podemos resolver nosotros mismos o realmente debemos esperar por alguien? Si cometemos un error y puede arreglarse con un simple ‘Lo siento, me equivoqué‘, no hay duda, adelante, hazlo. Es cierto que siempre hay un riesgo de meter la pata pero ¿qué ganamos cruzándonos de brazos?

Esta entrada apareció por primera vez en desencadenado.com como post invitado.

La cigarra y la hormiga

Cierto verano una cigarra andaba ociosa por el campo cuando descubrió a una pequeña hormiga que corría atareada de acá para allá.

– ¿Qué haces? le preguntó la cigarra.
– La Reina me ha pedido que comience a construir un nuevo hormiguero, contestó la hormiga.
– Pero si ya tienen uno a solo unos metros, inquirió sorprendida la cigarra.
– Sí, dijo la hormiga, pero se nos está quedando pequeño y en invierno, con las lluvias, se moja lo que hemos recolectado.

La cigarra, dispuesta a aprender de sus laboriosas amigas, pensó que era buena idea eso de prepararse para el invierno. Las hojas y ramas con las que construyó su refugio el año pasado se estaban secando y no estaría mal tener un nuevo hogar en el que pasar cómodamente el invierno.

Rápidamente tomó una decisión y se puso a planear el estupendo refugio que iba a construirse. Ahora que tenía tiempo lo construiría con todas las comodidades posibles. Sería la envidia de todo el prado. Incluso desde más allá del seto de cipreses querrían venir a ver su nuevo hogar. Tendría grandes ventanales para que entrase mucha luz y diseñaría un ingenioso sistema de poleas que le evitaría tener que andar entrando y saliendo del granero para dejar lo recogido.

La hormiga en cambio tenía un plan. En agosto construiría la primera estancia que serviría de granero. Así, si este año las lluvias comenzaban pronto, tendría por lo menos algo de hueco extra en el que dejar la recolección. Después planificó el resto del trabajo según su importancia. Si no le daba tiempo a terminarlo todo tendría, por lo menos, construidas las partes más importantes.

Para septiembre excavaría un agujero donde hacer la sala donde dejar las primeras larvas del año. En octubre construiría una estancia adicional para ampliar aún más la capacidad del granero y por último, en noviembre terminaría el trabajo construyendo una última estancia donde poder cultivar hongos.

Mientras, la cigarra andaba preocupada por tener un salón lo suficientemente grande y contar con una estructura enorme para dar cabida a todas las habitaciones, despensas y mecanismos que tenía pensados. Andaba de un lado para otro buscando los materiales que necesitaría para poner en pie los grandes planes que tenía en la cabeza.

Ya en octubre cayeron las primeras lluvias pero la cigarra no tenía siquiera un refugio básico en el que guarecerse. Además, el agua le arruinó algunas de las primeras construcciones que tenía a medio hacer y las tuvo que volver a comenzar. Luego llegó noviembre y el tiempo se puso feo. Fue necesario apurar el trabajo y comenzar a trabajar de sol a sol.

Las primeras lluvias de octubre hicieron pensar a la hormiga que algo podría salir mal y decidió probar si el trabajo hecho les sería útil. Comenzó a llenar con grano el nuevo hormiguero y pronto se dio cuenta que el agujero de entrada era demasiado pequeño para entrar con hojas grandes y que debía elevarlo un poco más si quería evitar que entrase el agua o el barro por él. Fue necesario parar el trabajo para arreglar esto.

El invierno llegó pronto también ese año para la hormiga que se dio cuenta de que no tendría tiempo suficiente para construir la última de las estancias, así que decidió hacer en su lugar una entrada adicional por si una piedra o un enemigo bloqueaba la principal.

A la cigarra, en cambio, el mal tiempo la pilló desprevenida. No sabía muy bien qué estaba terminado y qué no. Lo que se había dado por terminado no había sido usado en todo ese tiempo y ahora no había tiempo para mejorarlo si había que corregir algo. El invierno había llegado y no se podía seguir trabajando.

En su nuevo refugio, bajo las goteras, la cigarra se prometió a sí misma que esto no le volvería a pasar: El año que viene trabajaré el doble de horas que la hormiga, se dijo.

Primero un paso y luego el otro

¿Cómo se llega a tener equipos de trabajo productivos y procesos eficientes? Pues supongo que como muchas otras cosas en la vida, dando un paso primero, luego otro, y aún otro más. No conozco la respuesta exacta a preguntas como esa, yo mismo me la hago. De lo que sí estoy seguro es que no se consigue intentado abarcar todo al mismo tiempo.

En muchas ocasiones, cuando nos dan una pequeña responsabilidad, en nuestro afán por querer hacer las cosas bien intentamos aplicar todas las buenas prácticas que conocemos y deslumbrar con nuestro buen hacer. Esto suele ser receta segura para el fracaso ¿estás preparado tú y tu equipo para llevar a cabo todo lo que
prometiste? ¿lo has hecho antes? ¿cómo sabes que puedes cumplirlo?

Tomar un montón de medidas al mismo tiempo sin esperar a ver los resultados positivos o negativos de cada una de ellas no te va a permitir saber qué funcionó y qué no o qué debe mejorarse. Las cosas sucederán en tu proyecto, para bien o para mal, pero no sabrás muy bien qué las produjo, o qué efecto tuvieron.

Cambiar de golpe todos y cada uno de los hábitos que existían hasta ese momento en un proyecto puede causar una sensación de confusión al equipo de trabajo que no tendrá tiempo de asimilar todos los cambios que has propuesto. Las nuevas medidas podrían terminar aplicándose mal o a medias, generar el rechazo de los compañeros de trabajo y descartarse porque no tuvieron la dedicación y el esfuerzo necesario para ver sus resultados. Además, incorporar a tu proyecto un montón de nuevas prácticas, herramientas y métodos de trabajo podría crear falsas expectativas sobre lo que vas a
hacer que posiblemente luego no puedas cumplir.

Asegúrate de que cumples los cuatro principios básicos de tu profesión antes de incorporar tecnologías innovadoras. Una vez los cumplas, añade una práctica nueva al nuevo proyecto que vas a comenzar. Si es posible hazlo en un proyecto pequeño y abordable. Ya se sabe, los experimentos con gaseosa (aplicar nuevas técnicas además de tener un coste también tiene un riesgo)

¿Ha funcionado? ¿ha ayudado a bajar los costes o mejorado la calidad? ¿seguro? ¿lo puedes demostrar? Si es así, ya tienes una nueva práctica en tu repertorio. Ahora, a por la siguiente.

¿No funcionó? Pruébalo, equivócate otra vez, equivócate de una mejor forma (Samuel Becket)

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