Sunday, 1 February 2015

Google+ como herramienta de gestión de proyectos

En algunos países herramientas como Basecamp son muy populares para llevar la gestión de sus proyectos pero que tienen un coste elevado para proyectos medios o pequeños (3,000$ al año en el caso de Basecamp). En la empresa en la que trabajo hemos buscado opciones que nos permitan obtener un buen número de las ventajas que obtendríamos si usásemos la herramienta de 37signals pero a un precio más bajo. Como resultado de esta búsqueda hemos encontrado a la red social Google+.

Aprovechando que en la empresa en la que trabajo cada empleado cuenta con una cuenta de Google Apps for Business para nuestro correo corporativo, Google Drive o Google Calendar hemos pensado en dar una oportunidad a esta red social de Google como herramienta para la gestión de nuestros proyectos. Aunque ya la habíamos usado para proyectos más pequeños, es en éste en el que le hemos dado un uso más intenso. Llevamos ya unos cinco meses teniendo a G+ como herramienta de apoyo. Les cuento aquí el uso que le hemos dado y las ventajas que nos proporciona:

Google+ para la comunicación

En lugar de estar enviado un email tras otro a todos los miembros del equipo con las noticias o los eventos del proyecto simplemente entramos en G+ y escribimos una nota en la comunidad del proyecto. Esta comunidad es una especie de círculo privado al que sólo hemos dado acceso a los miembros del proyecto y en el que podemos ver un panel con todas las entradas escritas anteriormente.

Cuando una nueva nota es escrita en el panel del proyecto una pequeña notificación nos llega a nuestra cuenta de correo en forma de campana. De esta manera estamos siempre avisados de que hay una novedad en el proyecto.

En esta otra imagen pueden ver un ejemplo de notificación al equipo de trabajo sobre la planificación de los sprints. En cada sprint se envía la planificación prevista y unas horas antes de un evento se publica un recordatorio de lo que tenemos previsto para ese día: una demo, pre-demo, tests, etc. En este caso es la planificación genérica para los sprints por lo que ha sido marcada (stick) para que figure siempre en la primera posición de todas las entradas:

En la esquina superior derecha hay una imagen que indica que esta entrada se marcó con el hashtag #Planificación, como se hace en Twitter, para que podamos buscar por ella de forma más fácil.
En esta otra imagen un compañero anuncia que acaba de finalizar el despliegue en el entorno de demo de la milestone nº 8 por lo que ya está disponible para nuestra demo interna antes de ser liberada al cliente.


Wiki y repositorio de documentos

No solo ponemos anuncios y notificaciones en esta web del proyecto sino que también lo utilizamos como repositorio de información y de documentos. Google+ permite adjuntar documentos a las entradas que publicamos o añadir enlaces. Está limitado a sólo 2GB de información por cuenta pero de momento nos está siendo más que suficiente. También hace sus funciones como wiki ya que podemos encontrar soluciones a problemas que han surgido durante el desarrollo. Aquí por ejemplo tienen una entrada sobre un bug en Windows que impide que se muestren bien unas páginas modales de la aplicación y su posible solución:


 Acceso móvil en la nube

Google+ está en los sistemas cloud de Google por lo que podemos acceder a ellos desde cualquier parte no solo desde nuestras oficinas. Además, en cualquier dispositivo móvil podemos instalar la app de Google+ y acceder a toda esta información, documentos y eventos con solo un par de clics. No necesitamos ninguna VPN o escritorio remoto para acceder a nuestras carpetas de red.

¿Te animas a usar Google Plus para tus proyectos? Haz una prueba primero con tu cuenta de Gmail. Podrás crear una cuenta de Google+ asociada al email haciendo clic en el enlace +Tú que aparece en la parte superior derecha de la página de Gmail. Desde ahí crea una nueva comunidad (clic en Inicio/Comunidades/Crear comunidad), asocia a los miembros del proyecto que quieras (tendrás que invitarlos primero a usar G+) y ya lo tienes todo listo para empezar a gestionar tus proyectos.



No comments:

Post a Comment